AI i administration og sagsbehandling
Få hurtigere sagsbehandling og højere kvalitet med AI i hverdagen
Med den rette viden og strategi kan AI overtage rutineopgaver, frigøre tid, styrke dokumentationen og skabe et mere solidt beslutningsgrundlag i hele organisationen.
En online opfølgningssession på op til 2 timer er inkluderet i kursusprisen, fordi vi ved, at de vigtigste spørgsmål ofte opstår, når du begynder at bruge AI i praksis. Her får du sparring, inspiration og svar på netop dine udfordringer – så du får maksimal værdi ud af kurset.
Tilmelding til "AI i administration og sagsbehandling"
Beskrivelse
Dette kursus klæder administrative medarbejdere på til straks at udnytte AI-værktøjer i deres daglige sagsbehandling. Gennem hands-on øvelser lærer deltagerne at bruge generativ AI (ChatGPT/Copilot) til at udarbejde skrivelser, notater og referater langt hurtigere og mere konsistent end før. Vi går fra tung administration til smart administration på én dag – alt sammen med respekt for datasikkerhed og gældende regler. Resultatet er, at medarbejderne kan frigøre tid fra trivielle opgaver og i stedet fokusere på borgernes behov og komplekse sager.
Indhold
-
Introduktion til AI i forvaltningen – Hvad er kunstig intelligens, og hvilke typer opgaver kan AI hjælpe med i en kommunal administration? Overblik over konkrete cases hvor sagsbehandling og administrative rutiner er blevet effektiviseret med AI (fx dokumentgennemgang, journalisering, vidensøgning).
-
ChatGPT og Microsoft Copilot i praksis – Grundig gennemgang af hvordan man anvender ChatGPT til at skrive udkast til afgørelser, høringssvar, mødereferater, pressemeddelelser m.m. Vi afprøver Copilot i Office 365 til at sammenfatte lange rapporter, generere beslutningsoplæg i Word og udtrække indsigt fra Excel-data. Deltagerne lærer gennem øvelser at opstille de gode prompts (forespørgsler) der giver brugbare resultater, og at finjustere AI’ens svar.
-
AI-assisteret sagsbehandling step-by-step – Workshop hvor vi bruger AI på konkrete opgaver: Fx at lave et udkast til et svar på en borgerklage med ChatGPT, få AI’en til at lave en tjekliste ud fra en paragraftekst, eller kategorisere indkomne henvendelser automatisk. Vi diskuterer hvornår AI’ens forslag kan bruges direkte, og hvornår der kræves menneskelig vurdering.
-
Kvalitetssikring, etik og bias – Hvordan sikrer man kvaliteten af AI-genererede tekster? Gennemgang af typiske faldgruber: hallucinationer (forkerte “gæt” fra AI’en), skævheder i data og formuleringsfejl. Vi indøver metoder til at gennemlæse og redigere AI’ens output, så det lever op til forvaltningens standarder og tone. Desuden berøres etiske aspekter: fx hvordan man undgår at AI-introducerer diskriminerende formuleringer eller tager upassende beslutninger.
-
GDPR og datasikkerhed – Klart fokus på hvad man må og ikke må dele med offentligt tilgængelige AI-tjenester. Deltagerne introduceres til sikre arbejdsgange, fx anonymisering af persondata inden de testes i en AI, og bliver gjort fortrolige med kommunens eventuelle retningslinjer på området (Dataetisk politik, AI-governance). Vi kommer også ind på EU’s AI-forordning og hvad den betyder for brugen af generative AI-værktøjer i 2025-2026 (transparenskrav m.m.).
-
Implementering i hverdagen – Hvordan kommer man i gang på arbejdspladsen i morgen? Tips til at identificere egne rutineopgaver der egner sig til AI-assistance. Vi udarbejder en simpel handlingsplan for hver deltager: hvilke 2-3 arbejdsopgaver vil jeg fremover løse ved hjælp af AI, og hvordan vil jeg dele min viden med kolleger? Derudover adresseres forandringsaspektet: hvordan man taler med kolleger om AI-værktøjer og håndterer eventuel skepsis (ambassadørrollen).
Udbytte
Udbytte i forhold til medarbejderen:
- Lærer at anvende AI-værktøjer til at skabe klar og borgerrettet kommunikation
- Bliver i stand til at håndtere flere henvendelser på kortere tid
- Får redskaber til at personliggøre standardsvar baseret på borgerens specifikke situation
- Opnår færdigheder i at designe og vedligeholde chatbots og automatiske svarløsninger
- Udvikler kompetencer i at kombinere AI-genereret indhold med egen faglig ekspertise
Udbytte i forhold til borgeren:
- Modtager hurtigere svar på henvendelser, også uden for normal åbningstid
- Får mere konsistent og klar information uanset kontaktpunkt
- Oplever kommunikation, der er tilpasset deres specifikke behov og situation
- Får lettere adgang til selvbetjeningsløsninger gennem intelligente assistenter
- Møder færre barrierer i kontakten med kommunen gennem sproglig tilpasning
Udbytte i forhold til organisationen:
- Betydelig reduktion i tidsforbrug på rutineopgaver, hvilket fører til økonomiske besparelser
- Højere grad af standardisering på tværs af afdelinger og medarbejdere
- Bedre ressourceudnyttelse med fokus på opgaver, der kræver menneskelig vurdering
- Mindsket risiko for sagsbehandlingsfejl, hvilket reducerer klagesager og efterbehandling
- Øget kapacitet til at håndtere spidsbelastningsperioder uden at tilføre ekstra ressourcer
Målgruppe
Administrative medarbejdere og sagsbehandlere på rådhuset og i kommunale centre (fx økonomikonsulenter, borgerservice-medarbejdere, sekretærer, sagsbehandlere på social- og teknikområderne). Også ledere af mindre teams eller administrative koordinatorer vil have gavn af kurset. Ingen særlige IT-forudsætninger kræves – alle med almindeligt PC-kendskab kan deltage.
Efter kurset vil du kunne
-
Bruge ChatGPT som en skriveassistent til hurtigt at formulere udkast til breve, notater og beslutningsoplæg – og derefter redigere dem til færdige produkter af høj kvalitet.
-
Integrere Microsoft 365 Copilot i dit daglige arbejde, fx til at udtrække nøglepunkter fra lange dokumenter eller generere oversigter og PowerPoints baseret på tekstinput.
-
Identificere hvilke af dine arbejdsopgaver der egner sig til AI-automation, og hvilke der fortsat kræver menneskelig faglighed og skøn.
-
Anvende prompt-teknikker (spørgeteknik til AI’en) der øger sandsynligheden for præcise og korrekte svar fra modellen.
-
Håndtere AI-værktøjerne forsvarligt og lovligt: Du kender de grundlæggende GDPR-regler ift. fortrolige data og har forståelse for AI-modellernes begrænsninger og bias, så du altid kan kvalitetssikre output før brug.
-
Bidrage til at din afdeling kan implementere AI på en positiv måde – du vil kunne vejlede kolleger i basal brug af fx ChatGPT og være opmærksom på etiske retningslinjer og god praksis.
Resultatet er, at medarbejderne kan frigøre tid fra trivielle opgaver og i stedet fokusere på borgernes behov og komplekse sager.
Varighed og format
Kursusformat
Kurset har en varighed på 1 dag, og kan afholdes hos jer eller hos Fagbasen i Hørsholm. I kan vælge mellem åbne kurser med tværkommunalt netværk eller lukkede kurser skræddersyet til jeres kommune og jeres behov. Altid praksisnært, med hands-on øvelser og en erfaren underviser med indsigt i den offentlige sektor. Ved lukkede kurser har vi mulighed for at inddrage kommunens egne systemer og data i træningen, hvilket giver en endnu mere praksisnær oplevelse. Undervisningen varetages af en erfaren AI-rådgiver med indgående kendskab til den offentlige sektor.
Opfølgningssession
Efter kurset får du tid til at arbejde med det lærte i praksis – implementere AI i dine egne arbejdsgange, eksperimentere og mærke potentialet. Men vi ved også, at det netop er her, de gode spørgsmål og udfordringer opstår. Derfor mødes vi igen – online – ca. en måned senere til en opfølgningssession på op til 2 timer.